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Titel
Text copied to clipboard!Exekutivkoordinator
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Exekutivkoordinator, der unser Führungsteam durch effiziente Organisation und Verwaltung unterstützt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Planung und Koordination von Terminen, die Vorbereitung von Meetings sowie die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für die Geschäftsleitung und sorgen dafür, dass alle administrativen Abläufe reibungslos funktionieren. Darüber hinaus übernehmen Sie die Erstellung von Berichten, Präsentationen und anderen wichtigen Dokumenten, die für strategische Entscheidungen notwendig sind. Ein hohes Maß an Diskretion, Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit ist für diese Position unerlässlich. Wenn Sie gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten und die Fähigkeit besitzen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Terminplanung und Kalenderverwaltung für Führungskräfte
- Organisation und Koordination von Meetings und Veranstaltungen
- Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten
- Unterstützung bei der Projektkoordination und Nachverfolgung
- Verwaltung vertraulicher Informationen mit Diskretion
- Reiseplanung und -organisation für das Führungsteam
- Überwachung von Fristen und wichtigen Terminen
- Optimierung administrativer Prozesse
- Unterstützung bei der Budgetverwaltung
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen IT-Tools
- Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Selbstständige und proaktive Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Prioritäten zu setzen
- Erfahrung im Umgang mit Führungskräften
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag, um mehrere Aufgaben zu bewältigen?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie ein schwieriges Meeting erfolgreich koordiniert haben.
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Software-Tools nutzen Sie zur Termin- und Projektverwaltung?
- Wie unterstützen Sie Führungskräfte bei der Entscheidungsfindung?
- Wie reagieren Sie auf kurzfristige Änderungen im Zeitplan?
- Beschreiben Sie Ihre Erfahrung in der Kommunikation mit verschiedenen Abteilungen.
- Wie stellen Sie sicher, dass wichtige Fristen eingehalten werden?
- Welche Strategien nutzen Sie, um Stresssituationen zu bewältigen?
- Wie gehen Sie mit unterschiedlichen Prioritäten um?
